يُعد إعلام الدوائر الحكومية من العوامل المؤثرة بشكل كبير في تشكيل الرأي العام وتوجيهه ويمكن أن يلعب دورًا إيجابيًا في التصدي للأزمات أو دورًا سلبيًا يسهم في تفاقمها، مما يجعله أداة تساهم في تشكيل صورة سيئة عن المؤسسة في نظر الرأي العام.

إن الإعلام الحكومي في المؤسسات الذي يعاني من غياب الاختصاص والخبرة، والاعتماد على غير الكفؤين، يصبح دوره سلبيًا في زيادة الأزمات، عبر نشر معلومات غير دقيقة أو مضللة، مما يؤدي إلى سوء الفهم حول قضايا معينة وزيادة التوتر بين الشارع والمؤسسة.

كما أن الافتقار إلى الشفافية يولد غموضًا يجعل الناس يشعرون بالقلق والريبة تجاه المؤسسة وسياستها الخدمية.

كذلك، فإن تجاهل القضايا الحساسة أو الهامة يجعل المواطنين يشعرون بأن مطالبهم واحتياجاتهم غير مسموعة. فضلًا عن تضليل المعلومات، حيث يتم استخدام الإعلام كأداة لنشر الدعاية الحكومية بدلاً من تقديم الحقائق، وينتج عن ذلك إنشاء تصورات غير دقيقة حول الواقع. كما يُمكن أن يؤدي نشر أيديولوجيات معينة لمهاجمة الخصوم والمنتقدين إلى خلق الانقسامات وضمان الاستقطاب.

إن نقص التواصل مع الشارع وعدم القدرة على التواصل بصورة فعّالة في أوقات الأزمات يؤدي إلى انتشار الإشاعات وزيادة الفجوة بين المواطنين والمؤسسات. وعلاوة على ذلك، فإن عدم تقبل الآراء واستقبال النقد البناء أو محاسبة المسؤولين عن ضعف الخدمات يؤدي إلى استمرار الأخطاء وإغفال المشكلات، بينما العمل وفق استراتيجيات للتخويف وفرض السيطرة على الجمهور رغم ضعف القدرات يفاقم الوضع.

يمكن جعل إعلام الدوائر الحكومية إيجابيًا ويسهم في تقليل الأزمات بدلاً من زيادتها، وجعله حلقة هامة في تعزيز الثقة بين المؤسسة والمواطنين. وذلك من خلال توفير المعلومات الدقيقة والموثوقة، مما يساعد في توضيح الحقائق وتجنب الشائعات، وتعزيز الشفافية لضمان شعور المواطن بالاطمئنان والثقة في المؤسسة.

كما يتطلب الأمر التواصل الفعّال مع الجمهور بشكل مباشر باستخدام وسائل الإعلام، كالمؤتمرات الصحفية والمقابلات أو عبر وسائل التواصل الاجتماعي، مما يسمح بتحقيق تواصل فعّال لحل أي سوء فهم. ينبغي خلق فهم مشترك وتهدئة المخاوف عبر عرض أو شرح خطط عمل المؤسسات، بشرط أن تكون قابلة للتنفيذ وبعيدًا عن التسويف.

ومن الضروري أيضًا تشجيع الشعور بالمسؤولية الجماعية والتضامن مع الدوائر من خلال حملات التوعية والتثقيف حول جهود تلك المؤسسة لخدمة المواطن حصراً.

تسليط الضوء على النجاحات وطرح الأمور الإيجابية، مع التأكيد على التفاعل السريع والاستجابة لكل ما يُطرح في الشارع، يعد أمرًا حيويًا، لأن هذا يعزز المصداقية ويسهل توجيه الرسائل الملائمة وتقديم المعلومات المحدثة.